公司注册了，发票怎么开？发票怎么用？

注册了公司，发票怎么弄？手把手教你合规开票

恭喜你迈出了创业的关键一步——成功注册了公司！公司正式运营后，开发票就成了绕不开的日常事务，这张看似简单的票据，不仅关乎你的收入确认，更直接影响税务合规和企业信誉，别担心，这份清晰的开票指南将帮你快速上手。

第一步：税务报到与税种核定（根基要打牢）

拿到营业执照只是起点,30天内必须向主管税务机关报到登记，这是开发票的法律前提，税务人员会根据你的经营范围，核定公司需要缴纳的税种（常见如增值税、企业所得税等）以及相应的税率（小规模纳税人通常3%或1%，一般纳税人6%、9%、13%不等），同时会确定你的发票种类和每月领取数量，务必如实申报，这直接决定了你能开什么类型的发票（增值税专用发票或普通发票）。

第二步：配备开票“武器”（软硬件准备）

• 税控设备（金税盘/税控盘/UKey）： 这是开具纸质或电子发票的“钥匙”，根据税务局要求购买并激活专用设备（如金税盘、税控盘）或免费领取税务UKey（目前推广主流）。
• 开票软件： 设备需配合官方指定的开票软件（如税务UKey对应“增值税发票开票软件”），务必从税务局官网或正规渠道下载安装最新版本。
• 打印机（如需纸质票）： 打印纸质发票需要专用针式打印机，确保打印清晰、位置准确。

第三步：申请领用发票（获得“弹药”）

• 票种核定申请： 在电子税务局或办税服务厅提交《纳税人领用发票票种核定表》，申请你需要的发票种类（如增值税专用发票、增值税普通发票、电子普通发票）、单张最高开票限额（如十万元版、百万元版）、每月领用数量。
• 提交材料： 通常需携带营业执照副本、公章、发票专用章、经办人身份证、税控设备等，税务局审核通过后，会发放《发票领用簿》。
• 领票方式： 审核通过后，可选择：
  • 线上领用： 大部分地区支持电子税务局申请，选择“邮寄送达”或自助终端机领取。
  • 大厅领取： 携带《发票领用簿》、税控设备、公章到办税服务厅领取。

第四步：正式开票（核心操作）

1. 安装并登录： 正确安装开票软件和税控设备，插入金税盘/UKey等，使用税务局分配的密码登录开票系统。
2. 录入客户信息： 购买方名称必须完整准确（企业需全称+统一社会信用代码），地址、电话、开户行及账号（开专票必须提供银行信息）。
3. 填写商品/服务信息： 在开票软件的商品编码库中选择匹配的税收分类编码（至关重要，选错可能涉及风险），填写规范的商品名称、规格型号（如有）、单位、数量、单价，系统会自动计算金额、税额和价税合计。
4. 核对与开票： 仔细核对所有信息：购买方信息、商品信息、金额、税率、发票号码代码等，确认无误后点击“开具”，电子票会生成电子文件（OFD或PDF），纸质票需用针式打印机打印在空白发票上。
5. 发票签章： 纸质发票需在发票联和抵扣联（专票）加盖清晰的发票专用章（非公章或财务章），电子发票根据规定采用可靠的电子签名（通常开票系统自动处理）。

第五步：发票交付与保管（后续管理）

• 交付客户： 及时将发票交付给客户，电子票可通过邮件、短信等方式发送下载链接。
• 妥善保管： 公司必须妥善保管所有开具和取得的发票存根联、记账联至少30年（电子档需安全备份），这是税务检查的重要依据。
• 按时申报纳税： 每月或每季度结束，需在征期内（一般是次月15日前，遇节假日顺延）登录电子税务局，汇总上报开票数据，并依法申报缴纳增值税等税款。

关键要点与注意事项：

• 专票与普票区别： 增值税专用发票（专票）购买方可用于抵扣进项税额，一般纳税人客户通常要求开专票；普通发票（普票）购买方不能抵扣（除特定情况如农产品收购等），新成立的小规模纳税人通常先领取普票，符合条件可申请自开或代开专票。
• 电子发票是大势所趋： 电子普通发票（全电票）无需税控设备，通过电子税务局即可开具，效力等同纸质票，具有成本低、交付快、易保存的优势，国家大力推广。
• 严禁虚开、买卖发票： 这是严重的违法犯罪行为，绝对禁止！只能为真实发生的业务开票。
• 红字发票处理： 开票有误、销售退回或折让，需按规定流程开具红字（负数）发票冲销原票，不能直接作废（跨月或已抵扣的发票）。
• 保持信息一致： 确保开票信息（公司名称、税号、地址电话、开户行账号）与税务登记、银行备案信息完全一致。
• 关注政策变化： 税收政策时有调整（如税率、小规模免税额度、电子票规则），务必通过税务局官网、官方公众号等权威渠道及时了解最新政策。

开票常见问题解答（Q&A）：

• Q：刚注册的小公司能开专票吗？ A：小规模纳税人通常默认领用普票，如果客户是一般纳税人需要专票，可向税务局申请代开（需预缴税款），部分行业符合条件的小规模纳税人也可申请自开专票权限。
• Q：发票开错了怎么办？ A：当月发现错误且未交付客户：在系统内直接作废，跨月或已交付客户：需开具红字发票冲销。
• Q：客户信息不全能开票吗？ A：开普票，购买方名称、税号是必须的（个人消费可只填姓名），开专票，购买方名称、税号、地址电话、开户行及账号必须完整准确。
• Q：电子发票怎么给客户？需要打印吗？ A：通过邮件、短信、微信等方式发送电子版（OFD/PDF文件）即可，法律效力等同纸质票，客户如需纸质报销，可自行打印（彩色或黑白均可），无需再找公司盖章。

作为公司负责人,掌握规范的发票开具流程是合法经营的基础，看似繁琐的步骤，实则是保护企业自身、维护市场秩序的防火墙，务必从起步阶段就养成严谨开票、合规纳税的习惯，这远比后期补救省心省力，建议定期参加税务部门组织的培训，或咨询专业会计人员，确保公司财税健康运转，企业信誉的建立，往往就体现在一张张真实、规范的发票里。